Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen » Règlement Général sur la Protection des Données », DIVA EXPERTISE informe de manière transparente sur le traitement des données personnelles traitées conformément aux articles 12, 13 et 14 de la législation RGPD.
DONNEES CONCERNANT LES PROSPECTS, LES DEMANDES DE DÉMONSTRATIONS, DE PRIX OU D’INFORMATIONS
| Responsable de traitement | DIVA EXPERTISE |
| Finalités | Gestion des relations avec les clients potentiels Gestion des relations précontractuelles Développement des affaires |
| Données traitées | Identités, coordonnées, fonction professionnelle |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seules la Direction et le personnel interne ou éventuellement externalisé en relation avec les clients potentiels sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que prestataire de service. |
DONNEES ACHETEURS ET DES INTERLOCUTEURS ASSOCIES A UNE COMMANDE, NOTAMMENT POUR LA FACTURATION ET LE SUPPORT CLIENT
| Responsable de traitement | DIVA EXPERTISE |
| Finalités | Gestion de la relation-client, la comptabilité, la facturation et le suivi associé |
| Données traitées | Identité, coordonnées de contact, fonction professionnelle |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires. |
| Durées de conservation | 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives éventuelles seront conservées au maximum 10 ans après émission. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire de service. |
JEUX DE DONNEES CONFIES A DIVA EXPERTISE PAR UN PROSPECT DANS UN CADRE PRECONTRACTUEL
| Responsable de traitement | DIVA EXPERTISE |
| Finalités | Gestion de la relation précontractuelle Gestion de la faisabilité et des chiffrages éventuels |
| Données traitées | Tout type de données nécessaires au besoin de la mission envisagée. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles de d’anonymiser les données voire éventuellement supprimer des colonnes inutiles dans les listings fournis. |
| Destinataires | Seuls le personnel en relation avec les clients potentiels et les chargés de projet concernés peuvent accéder aux données fournies. Nous signalons que les données peuvent être éventuellement transférées à des prestataires externes concernés dans le cadre d’une sous-traitance envisagée. |
| Durées de conservation et/ou d’archivage | Les données en base active sont supprimées à la fin du besoin opérationnel. Il n’y a pas d’archivage intermédiaire. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution des mesures précontractuelles ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire de service. |
JEUX DE DONNEES CONFIES A DIVA EXPERTISE PAR UN CLIENT DANS UN CADRE CONTRACTUEL DE MISSION DE CONSEIL
| Responsable de traitement | Le client est le responsable de traitement. DIVA EXPERTISE agit en tant que sous-traitant missionné par le client. |
| Finalités | Gestion de la relation contractuelle Gestion de l’exécution d’une mission confiée : l’étude du projet, la préparation, l’exécution, le suivi et le recettage de la mission confiée Gestion éventuelle de la conservation de pièce probatoire de l’exécution d’une mission |
| Données traitées | Tout type de données nécessaires au besoin de la mission concernée. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles de d’anonymiser les données voire supprimer des colonnes inutiles dans les listings fournis. |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seuls le personnel opérationnel concerné et la Direction en cas de problématique peuvent accéder aux données fournies. Nous signalons que les données peuvent être éventuellement transférées à des prestataires externes concernés dans le cadre d’une sous-traitance envisagée. |
| Durées de conservation et d’archivage. | Les jeux de données reçus dans un cadre contractuel pour les besoins d’une mission sont supprimés selon les délais contractuels ou à défaut 1 an maximum à la fin du besoin opérationnel en vue de conservation de pièces probatoires. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire de service. |
DONNEES PSEUDONYMISEES DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES HUMAINS
| Responsable de traitement | DIVA EXPERTISE |
| Finalités | Gestion de l’étude de recherche scientifique |
| Données traitées | Code patient pseudonymisé, taille, poids, sexe, origine, phototype, antécédent médicaux, traitement en cours |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seuls le personnel opérationnel concerné et la Direction en cas de problématique peuvent accéder aux données fournies. Nous signalons le transfert possible de data anonymisées à des clients ou à des partenaires. |
| Durée de conservation | Selon le cadre légal en cours (10 ans). |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre autorisation CODECOH et l’exécution de la relation contractuelle avec les établissements de soins concernés ou à défaut sur le consentement des patients concernés ou à défaut sur notre intérêt légitime de prestataire d’étude et de service. |
ANNUAIRE ET REPERTOIRE DES CONTACTS-PARTENAIRES
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par DIVA EXPERTISE qui est le responsables de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
DONNEES DES FOURNISSEURS GENEREAUX REFERENCES OU POTENTIELS
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par DIVA EXPERTISE qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
NEWSLETTERS ET INVITATION A DES EVENEMENTS
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) ainsi que nos abonnées newsletters qui le consentent sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation à des évènements peut être mis en place par DIVA EXPERTISE qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@diva-expertise.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ainsi la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
DONNEES DES CANDIDATURES SPONTANEES OU DES CANDIDATURES à UNE OFFRE D’EMPLOI POUR TRAVAILLER CHEZ DIVA EXPERTISE
| Responsable de traitement | DIVA EXPERTISE |
| Finalités | Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste éventuel Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque Organiser des entretiens. |
| Données traitées | CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seul le personnel en charge du recrutement peut accéder aux données enregistrées. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transfert des données à des structures-partenaires, notamment des institutions. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires, notamment de réseaux sociaux professionnelles. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat ou à défaut l’exécution de mesures précontractuelles. |
ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE
Nos données et les données de nos clients sont hébergées en France dans nos locaux et nos datacenters externalisés en Europe. Nous signalons toutefois l’utilisation possible d’outils américains (notamment Zoho® CRM) qui peuvent faire transiter des données hors EU de manière sécurisée et licite via des clauses-contractuelles-types (CCT).
VOS DROITS
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@diva-expertise.com, ou courrier postal adressé à Service DPO, DIVA EXPERTISE, 1 place Pierre Potier, 31100 Toulouse. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.